La información particular

Se trata de la información concerniente al estado o contenido de los procedimientos en tramitación, a la identificación de las autoridades y personal al servicio de la AGE y entidades de Derecho público vinculadas o dependientes de la misma, bajo cuya responsabilidad se tramiten aquellos procedimientos. Es, por así decir, la que se vincula a casos concretos. (ej. Conocer los resultados personales en un proceso de oposiciones).

Características:

• En este caso sí que puede exigirse algún tipo de acreditación de la condición de interesado o de representante.
• Lógicamente, puede contener datos de carácter personal que afecten de algún modo a la intimidad o privacidad de las personas físicas.
  • Esta información estará reservada a las personas a que se refiera.

Requisitos para que sea válido un documento electrónico (art. 26 Ley 39/2015)

• Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
• Datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
• Referencia temporal del momento de emisión.
• Metadatos mínimos exigidos.
• Incorporar firmas electrónicas.
  • No requerirán de firma electrónica:
    • Los que se publiquen con carácter meramente informativo,
    • Aquellos que no formen parte de un expediente administrativo.
  • En todo caso, será necesario identificar el origen de estos documentos.

Glosario de términos del artículo 4 del RGPD

Seudonimización:

• Tratamiento de datos personales de manera tal que ya no puedan atribuirse a un interesado sin utilizar información adicional, siempre que dicha información adicional figure por separado y esté sujeta a medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar que los datos personales no se atribuyan a una persona física identificada o identificable.

Funciones de los archivos de oficina o gestión (art. 9 RD 1708/2011):

• Apoyar la gestión administrativa.
• Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora.
• Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.
• Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el Archivo Central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.
• Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central.

Funcionarios habilitados (arts. 30 y 31 RD 203/2021)

• Si algún interesado no incluido en los apartados 2 y 3 del artículo 14 de la ley 39/2015 (los obligados a relacionarse electrónicamente con las AAPP) no dispusiera de los medios electrónicos necesarios para su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo, estas podrán ser válidamente realizadas por personal funcionario público habilitado mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello.
  • En este caso, será necesario que el interesado se identifique ante el funcionario o funcionaria y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia por escrito para los casos de discrepancia o litigio
• En el ámbito, se realizará necesariamente por un funcionario público inscrito en el Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado.
• La plataforma de Registro de los Funcionarios habilitados se llama Habilit@.
• Según el CTT, Habilit@ permite hacer constar el personal funcionario habilitado por las Administraciones Públicas, el cual podrá realizar labores de identificación y firma en nombre de las personas interesadas, así como emitir copias electrónicas auténticas de acuerdo con la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

La Red SARA (Sistema de Aplicaciones y Redes para las Administraciones) es un conjunto de infraestructuras de comunicaciones y servicios básicos que conecta las Administraciones Públicas Españolas e instituciones europeas facilitando el intercambio de información y el acceso a los servicios.

Art. 5 RD 208/1996: Unidades Departamentales de Información Administrativa (dentro de los respectivos Ministerios).

Se encomiendan a los respectivos titulares de las Subdirecciones Generales que tengan la competencia en materia de información administrativa en los respectivos ministerios.

• Dirigen las oficinas de información y atención al ciudadano en el Departamento.
• Crean y mantienen actualizada la base de datos de información administrativa del Departamento, para su explotación conjunta con otros órganos administrativos.
• Aportan apoyo documental y técnico a las demás unidades de información.
• Etc.
• Cometidos de gestión interna:
  • Obtención, tratamiento y actualización permanente de la información.
  • Distribución y difusión de la información.
  • Etc.

Archivo de documentos (art. 17.1 Ley 39/2015):

Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.

El objeto de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y garantía de los derechos digitales (art. 1) es doble:

• Adaptar el ordenamiento jurídico español al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y el Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante RGPD), y completar sus disposiciones.
  • El derecho fundamental de las personas físicas a la protección de datos personales, amparado por el artículo 18.4 de la Constitución, se ejercerá con arreglo a lo establecido en el RGPD y en la LO 3/2018.
• Garantizar los derechos digitales de la ciudadanía conforme al mandato establecido en el artículo 18.4 de la Constitución.

Actuación administrativa automatizada (art. 41 Ley 40/2015)

1. Se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
2. En caso de actuación administrativa automatizada deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación.

Cuestiones sobre la práctica de las notificaciones – Las notificaciones a través de medios electrónicos (art. 43 Ley 39/2015)

• Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán mediante:
  • Comparecencia en la sede electrónica de la Administración u Organismo actuante,
    • Se entiende por comparecencia en la sede electrónica, el acceso por el interesado o su representante debidamente identificado al contenido de la notificación.
  • A través de la dirección electrónica habilitada única.
  • O mediante ambos sistemas, según disponga cada Administración u Organismo.
• Los interesados podrán acceder a las notificaciones desde el Punto de Acceso General electrónico de la Administración, que funcionará como un portal de acceso.
• Las notificaciones por medios electrónicos se entenderán practicadas en el momento en que se produzca el acceso a su contenido.
• Cuando la notificación por medios electrónicos sea de carácter obligatorio, o haya sido expresamente elegida por el interesado:
  • Se entenderá rechazada (art. 41.5) cuando hayan transcurrido diez días naturales (único plazo en días naturales de la ley 39/2015) desde la puesta a disposición de la notificación sin que se acceda a su contenido.
• Se entenderá cumplida la obligación de notificar dentro del plazo máximo de duración de los procedimientos (art. 40.4) con la puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica de la Administración u Organismo actuante o en la dirección electrónica habilitada única.

Glosario de términos del artículo 4 del RGPD

Responsable del tratamiento o responsable:

• Persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento. 
• Si el Derecho de la Unión o de los Estados miembros determina los fines y medios del tratamiento, el responsable del tratamiento o los criterios específicos para su nombramiento podrá establecerlos el Derecho de la Unión o de los Estados miembros.

Señalización interior de las oficinas (art. 7 RD 366/2007)

• Los paneles de información gráfica, permanente o temporal, estarán situados paralelamente a la dirección de la marcha y siempre que sea posible, adyacentes a alguna pared o superficie, de tal forma que no queden ocultos por ningún obstáculo. No se protegerán con cristales y siempre permitirán el acercamiento para poder interactuar con los mismos.
• El contenido de la información será conciso, básico y con símbolos sencillos, fácilmente comprensible, evitando toda información superflua.
• La información relevante se dispondrá, al menos, en dos de las tres modalidades sensoriales: visual, acústica y táctil (altorrelieve o braille), para que pueda ser percibida también plenamente por las personas con discapacidad visual y auditiva.
• A fin de atender a las personas que usan prótesis auditivas, la señalización acústica se adecuará a una gama audible y no molesta de frecuencias e intensidades, y se usará una señal de atención, visual y acústica previa al mensaje.
  • El nivel de presión sonora de los mensajes audibles debe superar al menos al nivel sonoro de fondo.
  • En la megafonía, se intentará conseguir un bajo nivel sonoro, pero bien distribuido en la estancia o edificio a través de numerosos altavoces de banda ancha, y bien distribuidos.
  • Se utilizará una señal de atención previa al mensaje.
  • La megafonía estará condicionada con los bucles de inducción magnética y amplificadores de campo magnético necesarios para posibilitar la mejor audición a personas usuarias de audífonos.
  • Toda información emitida por megafonía debe mostrarse también en paneles textuales bien visibles.
• La señalización táctil se proporcionará mediante texturas rugosas y caracteres o símbolos en altorrelieve y en braille.
• Los sistemas de recogida de número o cualquier sistema establecido para los turnos deben ser plenamente accesible en su localización y manejo, y contar con medios de información visuales y sonoros.
• Los sistemas de aviso, incluyendo los de alarma o avisos de peligro, deben ser emitidos simultáneamente por medios sonoros y visuales fácilmente comprensibles y reconocibles.

Forman parte del Sistema Español de Archivos (art. 3.2 RD 1708/2011):

• El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos.
• Los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales, en función de las relaciones de cooperación, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan, y sin perjuicio de la aplicación de su respectiva normativa.
• Los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante los correspondientes acuerdos y convenios.

Principios relativos al tratamiento (art. 5)

Referidos a los datos personales («Los datos personales serán…)

• Licitud, lealtad y transparencia:
  • Tratados de manera lícita, leal y transparente en relación con el interesado.
• Limitación de la finalidad:
  • Recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines.
  • El tratamiento ulterior de los datos personales con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica e histórica o fines estadísticos no se considerará incompatible con los fines iniciales (ver art. 89.1).
• Minimización de datos:
  • Adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados.
• Exactitud:
  • Exactos y, si fuera necesario, actualizados.
  • Se adoptarán todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación los datos personales que sean inexactos con respecto a los fines para los que se tratan.
• Limitación del plazo de conservación:
  • Mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales
    • Los datos personales podrán conservarse durante períodos más largos siempre que se traten exclusivamente con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos.
  • Integridad y confidencialidad:
    • Tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas).

Referido al responsable:

• Responsabilidad proactiva:
  • El responsable del tratamiento será responsable del cumplimiento de lo dispuesto más arriba en relación con el tratamiento de los datos personales y capaz de demostrarlo.